So funktioniert's

Unsere Registrierung erfolgt in drei Schritten. Als erstes können Sie Ihr eigenes Nutzerkonto erstellen. Vergeben Sie neben Ihren Ansprechinformationen eine E-Mail Addresse und ein sicheres Kennwort.

Zur Verifizierung Ihrer E-Mail Adresse senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungscode zu. Geben Sie diesen Code in das entsprechende Feld ein oder nutzen den Direktlink innerhalb der E-Mail, um mit Ihrer Registrierung fortzufahren.

Im letzten Schritt verknüpfen Sie Ihr Nutzerkonto mit einem Unternehmenskonto, um unseren Service nutzen zu können. Wenn Sie einem bereits bestehenden Unternehmen beitreten möchten, können Sie hier eine Beitrittsanfrage senden. Wir informieren Sie anschließend per E-Mail, sobald Ihre Beitrittsanfrage bearbeitet wurde. Ist Ihr Unternehmen noch nicht in unserem Quality Exchange Hub registriert, so können Sie es hier direkt anlegen.

Sobald Sie ein noch zu beantwortendes Audit geöffnet haben, erhalten Sie Informationen über den Auditstatus, den Startzeitpunkt und die einzuhaltende Frist. Sie haben die Möglichkeit, zwischen zwei unterschiedlichen Anzeigemodi zu wählen. Sie können die Fragen einzeln beantworten oder direkt eine Gesamtübersicht über alle Fragen erhalten.

Ist eine Frage für Ihr Unternehmen nicht relevant, so können Sie diese entsprechend markieren.

Bei Auffälligkeiten können Sie Findings zu der entsprechenden Frage dokumentieren. Nach Angabe eines kurzen Titels und einer Beschreibung, können Sie den Schweregrad des Findings auswählen und markieren, ob es sich um ein positives oder negatives Finding handelt. Falls nötig, können Anhänge zur Dokumentation hinzugefügt werden.

Auch das Anlegen von Maßnahmen erfolgt in einigen wenigen Schritten. Im Kontext der Audits ist das Auditorunternehmen automatisch selbst das verantwortliche Unternehmen der Maßnahme. Nachdem Sie den Maßnahmentyp und eine Frist bestimmt haben, können Sie die zu erledigenden Schritte dokumentieren.

Nachdem die Maßnahme durchgeführt wurde, können Sie den Status entsprechend anpassen und anschließend die Wirksamkeit der Maßnahme erfassen.

Um Dokumentationspflichten zu erbringen, können Sie einfach Anhänge zur Maßnahme hinzufügen.

Nach Abschließen des Audits wird der Auditersteller automatisch benachrichtigt.

Ihr Unternehmensprofil ist nur für Firmenadministratoren zugänglich und in drei Bereiche unterteilt. Sie können allgemeine Informationen, wie den Firmennamen, die Umsatzsteuer-ID oder Web-URL hinterlegen. Außerdem ist es möglich, Benutzer mit dem Unternehmen zu verknüpfen und, falls gewünscht, automatisierte E-Mails bei für Sie relevanten Ereignissen zu konfigurieren.

Hinterlegen Sie relevante Informationen, wie zum Beispiel Ihre DUNS Nummer, Ihre Umsatzsteuer-ID, Adresse, Logo und einen kurzen Informationstext. Zusätzlich erhalten Sie hier Ihre Firmen-ID und können Sie zur eindeutigen Identifizierung Ihres Unternehmensaccounts an Ihre Geschäftspartner weitergeben.

Sie können Mitarbeiter einladen oder entfernen und mit Rollen, wie zum Beispiel, dem Dokumentenbeauftragen, versehen. Entsprechend Ihrer Rollen können Ihre Mitarbeiter die zugewiesenen Prozesse einsehen und bearbeiten.

Hat ein Benutzeraccount eine Beitrittsanfrage an Ihr Unternehmen gesendet, können Sie diese Anfrage hier beantworten.

Ein Benutzer für alle Mitarbeiter

Möchten Sie Ihr Unternehmenskonto über eine externe Software bedienen, empfehlen wir Ihnen die Nutzung eines API-Users. Der Vorteil eines API-Users besteht darin, dass sich dieser Nutzer nicht auf unserem Web-Portal anmelden kann. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die im Quality Exchange Hub bereitgestellten Informationen jederzeit mit den Daten Ihrer Software übereinstimmen.

Mit dieser Methode müssen Sie nicht jeden Mitarbeiter einzeln im Quality Exchange Hub anlegen und verwalten. Zusätzlich reduzieren Sie so das Bereitstellen von personenbezogenen Daten.

Verwalten von API-Nutzern

Im Bearbeitungsmodus Ihres Firmenprofils können Sie neue API-Users anlegen und diese anschließend verwalten. Beim Anlegen eines API-Users müssen Sie ein Kennwort hinterlegen. Mit Hilfe des automatisch vergebenen Identifizierungscodes und Ihrem selbst vergebenen Kennwort, kann sich Ihre Software über diesen API-User authentifizieren.

Wann immer ein für Sie relevantes Ereignis in unserem Quality Exchange Hub auftritt, erhalten Sie automatisiert Benachrichtigungen. Diese können Sie in unserem Web-Portal oder in Ihrer Software über unsere Schnittstellen abrufen. Sollten Sie zusätzlich den automatischen Versand von E-Mails wünschen, können Sie in den Benachrichtigungseinstellungen einzelne Mitarbeiter zu den jeweiligen Ereignissen zuweisen. Dieser Mitarbeiter wird anschließend automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn das entsprechende Ereignis eintritt.

Anhand des Veröffentlichungstyps können Sie selbst entscheiden, ob Ihr Dokument öffentlich bereitgestellt wird oder nur für von Ihnen ausgewählte Geschäftspartner zugänglich ist. Mit Hilfe des Dokumententyps können Sie weitere Informationen, wie zum Beispiel die Gültigkeit eines Zertifikats, angeben. Nachdem Sie mögliche Zusatzfelder durch die Auswahl eines Dokumententyps ausgefüllt haben, können Sie dem Dokument eine Datei über die Schaltfläche oder per Drag & Drop anhängen.

Nach Erstellung erhält Ihr Dokument einen eindeutigen Identificationscode. Geben Sie diesen Code oder den Direktlink zu Ihrem Dokument an Ihre Geschäftspartner weiter, damit diese Ihr Dokument finden, herunterladen und abonnieren können.

In Abhängigkeit des gewählten Dokumententyps, können zusätzliche Informationen zum Dokument hinterlegt werden. Diese Informationen können auch zur Erstellung von Benachrichtigungen herangezogen werden. So wird beispielsweise eine Benachrichtigung erzeugt, sollte die Gültigkeit eines Zertifikats überschritten werden.

Abonnieren Sie die Dokumente Ihrer Lieferanten und lassen Sie sich automatisch benachrichtigen, wenn sich eines dieser Dokumente ändert. qxhub verfolgt alle wichtigen Änderungen oder Gültigkeitsdaten Ihrer abonnierten Dokumente und benachrichtigt Sie automatisch, wenn Sie etwas unternehmen müssen. So sind Sie immer auf dem neuesten Stand bei Ihren Lieferanten und verpassen keinen Ablauf einer Gültigkeit.

Abonnieren mit Dokumenten-ID

Hat Ihnen ihr Lieferant eine Dokumenten-ID bereitgestellt, so können Sie unter der Ansicht 'Abonnierte Dokumente' die Schaltfläche 'Nach ID suchen' betätigen. Haben Sie die nötigen Rechte um das Dokument einzusehen, gelangen Sie direkt in die Dokumentenansicht.

Abonnieren per URL

Sollten Sie einen Direktlink zu einem Dokument erhalten haben, gelangen Sie direkt in die entsprechende Dokumentenansicht, sollten Sie die nötigen Rechte besitzen.

Eine Übersicht über all Ihre abonnierten Dokumente erhalten Sie in der Ansicht 'Abonnierte Dokumente'. Die Dokumente, für die noch offene Benachrichtigungen existieren, werden besonders hervorgehoben. Damit sehen Sie auf einen Blick, bei welchen Dokumenten und Unternehmen ein wichtiges Ereignis stattgefunden hat.

Im öffentlichen Unternehmensprofil Ihres Geschäftspartners erhalten Sie eine Übersicht über die Ihnen zur Verfügung stehenden Dokumente. Hierüber können Sie die für Sie relevanten Dokumente direkt abonnieren. Sind besonders viele Dokumente eines Geschäftspartners für Sie relevant und möchten Sie direkt Benachrichtigungen erhalten, sobald dieser Geschäftspartner ein neues öffentliches Dokument bereitstellt, so können Sie direkt dem Unternehmen folgen. Dadurch abonnieren Sie automatisch alle öffentlichen Dokumente dieses Geschäftspartners.

Auch das Anlegen von Maßnahmen erfolgt in einigen wenigen Schritten. Im Kontext der Audits ist das Auditorunternehmen automatisch selbst das verantwortliche Unternehmen der Maßnahme. Nachdem Sie den Maßnahmentyp und eine Frist bestimmt haben, können Sie die zu erledigenden Schritte dokumentieren.

Nachdem die Maßnahme durchgeführt wurde, können Sie den Status entsprechend anpassen und anschließend die Wirksamkeit der Maßnahme erfassen.

Um Dokumentationspflichten zu erbringen, können Sie einfach Anhänge zur Maßnahme hinzufügen.

Um größere Maßnahmen in kleinere Aufgabenpakete zu unterteilen, können Sie beliebig viele Untermaßnahmen mit einer bestehenden Maßnahme verknüpfen.

Sie können Ihr Benutzerkonto jederzeit eigenständig über Ihr Benutzerprofil löschen und damit alle Ihre im Quality Exchange Hub bereitgestellten persönlichen Daten entfernen.